La comissió d’informàtica de la cooperativa L’Egarenca ha treballat per agilitzar processos de gestió del dia a dia de la botiga que aporten tres grans beneficis:
- millorar la fiabilitat dels processos
- donar més agilitat al servei
- estalviar temps i diners
En concret, ha treballat en establir comunicació directe entre la balança del taulell i el programa de facturació adequar el programa de cobrament i facturació a les necessitats de la botiga.
Menys cues i errors
Tots els usuaris i socis de la botiga hem fet cua esperant el nostre torn per ser atesos…. Algunes vegades aquesta espera es feia força llarga perquè el procés de pesar i comptabilitzar les compres era lent i, a la vegada, era fàcil cometre errors a l’hora d’introduir el pes dels productes manualment mitjançant el teclat de l’ordinador.
Per aquest motiu, la comissió de noves tecnologies i aplicacions digitals ha estat treballant per implementar la comunicació entre la nova balança i el programa del Terminal del Punt de Venta (TPV).
Així, s’ha guanyat agilitat i fiabilitat en el procés, ja que el pes dels productes es concreta sol i directament en el mateix programa de facturació. Per tant, es pot despatxar més ràpid i s’han reduït els errors de facturació i de càlcul d’estoc.
Més agilitat i més estalvi
La comissió ha configurat el gestor de comptabilitat de programari lliure Facturascripts segons les indicacions dels seus usuaris i usuàries.
S’ha modificat la visualització de la pantalla del TPV per agilitzar les tasques més habituals del cobrament de caixa. També s’han suprimit camps superflus i reubicat d’altres. S’ha millorat la impressió del tiquet de compra, ajustant la mida de la lletra, reajustant i centrant els camps per a una millor comprensió global. També s’ha introduït una columna amb el preu unitari dels productes. A la vegada, s’ha introduït la possibilitat de no imprimir el tiquet a petició per evitar impressions supèrflues o innecessàries; com, per exemple, quan es demana només un cafè. Amb tot, s’ha aconseguit reduir la mida del tiquet amb el conseqüent estalvi de paper i tinta.
Finalment, s’ha millorat el procés de tancament de caixa introduint una columna on es mostra els pagaments en metàl·lic rebuts durant la jornada. Així es facilita enormement el recompte dels cèntims i el quadrar la caixa de cada dia al tancar l’establiment.
I això no és tot…
La comissió d’informàtica no para, i ara està treballant en tres projectes més.
En la millora del formulari per guardar la informació de les sòcies de l’entitat per adequar-lo al procés de titulització que arrancarà en breu.
En la creació del carnet de soci per identificar-se a la botiga i poder comprar. Un procés que va molt lligat amb la titulització un cop introduïdes al sistema totes les dades necessàries dels socis i sòcies.
En l’adaptació de la pàgina web, a l’aplicoop i a Facturascripts per a poder gestionar el servei de comandes en línia.
Comissions, entre tots ho fem tot
Com a socis de la cooperativa tenim el deure de col·laborar amb hores de treball voluntàries per garantir que el projecte tiri endavant.
Una de les maneres més fàcils és respondre a les crides puntuals de treball comunitari per fer neteja de la botiga, l’inventari de l’estoc o estar a l’estand de la cooperativa a una fira, per exemple.
Un altra via és formar part de les diferents comissions que hi ha de treball, com ara la de proveïdors, comunicació, manteniment….
Gràcies a les feines voluntàries dels socis i les sòcies, la cooperativa tira endavant amb més encert segons les voluntats dels seus membres i complim amb l’esperit cooperativista.
Animeu-vos a participar!